Ordinær generalforsamling
Generalforsamlingen er borettslagets øverste organ, og skal avholdes hvert år innen utgangen av juni. Innkalles det for sent, kan en andelseier eller et styremedlem sette frem krav for tingretten om å kalle inn til generalforsamlingen.
På ordinær generalforsamling behandles blant annet årsregnskapet og årsberetningen. I tillegg behandles saker som styret finner nødvendig eller som andelseierne har sendt inn. Styret skal varsle om dato for generalforsamlingen samt om siste frist for innlevering av saker som ønskes behandlet.
Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling finner sted når styret finner det nødvendig, eller når revisor eller minst to andelseiere som til sammen har minst en tiendedel av stemmene, krever det og samtidig opplyser hvilke saker de ønsker å ta opp.
Innkalling til generalforsamling
Det er styret som innkaller til generalforsamling. Innkallelse til ordinær generalforsamling skal sendes andelseierne minst åtte og maksimalt tjue dager før generalforsamlingen skal avholdes. Ekstraordinær generalforsamling kan om nødvendig innkalles med kortere varsel, men fristen skal minst være tre dager.
Innkalling skal skje skriftlig. Det kan bestemmes i vedtekter at innkalling kan skje på annen måte, men det er som regel ikke å anbefale. De som ikke bor i gården har uansett krav på skriftlig varsel.
Innkallingen må bestemt angi de saker som skal behandles. Saker som ikke er oppført kan ikke behandles. Den enkelte skal vite hva han går glipp av ved ikke å møte, og skal også ha anledning til å forberede seg. Er alle til stede kan det selvsagt besluttes å behandle saker som ikke nevnt i innkallingen dersom alle er enige om det.
Skal et forslag som etter loven eller vedtektene på vedtas med minst to tredjedels flertall kunne behandles, må hovedinnholdet være tatt med i innkallingen.
Hvilke saker skal behandles?
På den ordinære generalforsamlingen skal følgende saker behandles:
- Godkjenning av årsregnskap.
- Godkjenning av årsmelding.
- Styremedlemmer der noen står på valg.
- Saker som etter loven eller vedtektene skal tas opp på hver ordinære generalforsamling.
I tillegg skal generalforsamlingen behandle alle saker som er innsendt innen fristen, og som er varslet i innkallelsen.
Møteledelse
Styreleder leder generalforsamlingen om ikke generalforsamlingen selv velger en annen møteleder. Møteleder trenger ikke å være andelseier, men kan f.eks. være en advokat eller en annen utenforstående.
Møtelederen skal sørge for at det blir ført protokoll over alle saker som blir behandlet, og alle vedtak som blir gjort. Protokollen skal underskrives av møtelederen og minst én andelseier som generalforsamlingen velger.
Vedtak på generalforsamlingen
Hver andelseier har én stemme på generalforsamlingen. Dette gjelder selv om andelseieren eier flere andeler. Dersom en andel har flere andelseiere, har andelen likevel bare én stemme. En andelseier kan stemme som fullmektig for en annen andelseier.
Vedtak krever simpelt flertall, men mindre strengere flertallskrav følger av loven eller av vedtektene. Noen vedtak krever tilslutning av samtlige andelseiere. Endring av vedtektene krever to tredjedels flertall.
Står stemmetallet likt, skal saken avgjøres ved loddtrekning.
Habilitet
Ingen andelseiere kan selv eller ved fullmektig stemme på generalforsamlingen om:
- avtale med seg selv eller en nærstående
- eget eller nærståendes ansvar
- pålegg om salg eller fravikelse overfor seg selv
Det er viktig å huske på at interessekonflikter i borettslag i seg selv normalt ikke medfører inhabilitet.